Checklist para elegir asistencia QR en academia

Define qué quieres registrar en cada pase

Anota qué datos debe guardar tu escuela en cada entrada y salida. Pregunta por separado:

• ¿Se registra solo la asistencia o también la hora exacta?
• ¿Se guarda el nombre del alumno, grupo, profesor y sede?
• ¿Se puede distinguir entre entrada, salida y retardo?
• ¿Se puede agregar una nota manual en el mismo registro?
• ¿Se puede consultar el historial por alumno, clase o periodo?

Si tu escuela maneja clases con horarios distintos, pide que el registro muestre qué clase se marcó y no solo que “hubo asistencia”. Si tu escuela usa listas por grupo, revisa que cada QR quede ligado al grupo correcto y no a un alumno suelto. Si alternas entre alumnos fijos y asistentes por sesión, pregunta cómo quedará cada caso en el sistema.

Escribe también qué campos quieres exportar a Excel. Revisa si el proveedor permite descargar datos con fechas, nombres, grupo, estado y observaciones. Si tu escuela necesita ordenar información después, pide un archivo que puedas revisar sin rehacer capturas.

Revisa cómo se usa el QR en la entrada

Pide una demostración completa, desde generar el QR hasta leerlo y guardar el pase. Pregunta:

• ¿El QR es por alumno, por grupo o por clase?
• ¿El registro se hace desde celular, tablet, lector o navegador?
• ¿Qué pasa si el QR está impreso, en pantalla o guardado en la app?
• ¿Se puede marcar asistencia sin depender de una sola persona?
• ¿Se puede validar que el QR corresponde a la escuela correcta?

Si tu escuela recibe alumnos de distintas edades, revisa si el flujo es claro para quien escanea y para quien acompaña. Si una persona de administración hará el registro, pide ver cuántos pasos necesita. Si el maestro también marcará asistencia, pregunta si verá solo sus clases o toda la operación.

Anota si el sistema permite reemitir QR cuando cambias un alumno de grupo o cuando se pierde una credencial. Pregunta qué pasa con un QR duplicado, con un alumno inactivo o con un código que ya no debe servir. Si tu escuela tiene varias sedes, pide que la revisión muestre cómo se separa cada una.

Pregunta por permisos, cambios y respaldo

Escribe quién puede crear, editar y borrar asistencias. Pregunta al proveedor:

• ¿Quién corrige un registro mal capturado?
• ¿Queda historial de cambios?
• ¿Se ve quién hizo cada ajuste?
• ¿Se puede limitar el acceso por usuario?
• ¿Se pueden activar o desactivar usuarios administrativos?

Si tu escuela trabaja con varias personas en recepción, revisa que cada acceso tenga nombre de usuario propio. Si un maestro solo debe ver su grupo, pide que ese permiso quede separado del resto. Si una corrección necesita aprobación interna, pregunta cómo se registra esa modificación.

Pregunta también dónde queda el respaldo de la información y cómo se descarga. Si tu escuela quiere conservar evidencia, revisa si el sistema exporta el detalle del pase y no solo totales. Si necesitas revisar una queja de asistencia, pide ver el rastro completo del registro antes de decidir.

Liga asistencia con pagos, alumnos y horarios

Si tu escuela usa asistencia para revisar avance o cuotas, pregunta si el sistema conecta ese dato con el expediente del alumno. Revisa por separado:

• ¿El alumno aparece con su grupo y su estado de inscripción?
• ¿Se puede ver asistencia junto con pagos pendientes?
• ¿Se puede cruzar asistencia con reservas o membresías?
• ¿Se puede consultar por clase, semana o mes?
• ¿Se puede exportar junto con otros reportes?

Si tu escuela maneja paquetes por clases, pide que la demo muestre cómo queda un alumno que reserva sesiones y otro que asiste sin reserva. Si tu escuela tiene clases de prueba, pregunta si esas asistencias quedan separadas de las regulares. Si tu escuela cambia de horario a mitad de ciclo, revisa cómo se conserva el historial.

Cuando compares opciones, lleva una lista de tus escenarios reales: alumno nuevo, alumno suspendido, clase movida, grupo combinado y sede alterna. Pide que cada uno se capture en la prueba. Si el proveedor solo enseña un caso simple, anota qué faltó antes de avanzar.

Prueba reportes, exportación y uso diario

Pide abrir reportes de asistencia antes de firmar. Revisa si puedes filtrar por fecha, clase, profesor, sede y alumno. Pregunta si el sistema muestra ocupación por clase, ausencias y asistencia acumulada. Si tu escuela necesita revisar listas al final del día, pide ver ese corte en pantalla y en archivo.

Haz esta checklist en la demo:

• Captura un alumno nuevo.
• Marca asistencia de un grupo completo.
• Corrige un pase mal registrado.
• Exporta el resultado.
• Repite la consulta desde otro usuario.

Si tu escuela quiere trabajar con Excel, pide el archivo exportado y revisa que las columnas estén acomodadas para tu archivo. Si después vas a combinar asistencia con pagos o con reportes internos, pregunta si el formato sale limpio para esa revisión. Si tu escuela ocupa consultas rápidas, revisa cuántos pasos hay entre buscar al alumno y ver su historial.

Antes de cerrar, anota tres cosas: qué se registra, quién lo captura y cómo lo revisas después. Si una respuesta queda ambigua, vuelve a pedir la demo con tu propio escenario. Si el sistema no muestra ese caso, deja pendiente la decisión hasta verlo.

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