Política de Conservación de Datos
Última actualización: 13 de agosto de 2026
Este documento indica cuánto tiempo conserva HM Software y Tecnología, S.A. de C.V. cada tipo de información tratada a través de Membrix, qué ocurre cuando vence ese plazo y qué registros mínimos sobreviven a la cancelación de una cuenta. Es la política de conservación a la que se refieren las cláusulas 5 y 8.7 de los Términos y Condiciones y la sección 9 del Aviso de Privacidad.
1. Principio general
Cada dato se conserva mientras cumple una finalidad concreta y se elimina cuando deja de cumplirla. Las finalidades que justifican la conservación son tres:
- Prestar el servicio. Mientras una academia usa Membrix, su información debe estar disponible.
- Acreditar hechos posteriores. Que se cobró, que se avisó, que alguien otorgó una autorización o que se atendió una solicitud.
- Cumplir obligaciones legales, principalmente de carácter fiscal.
Existe además un supuesto en el que la conservación protege al titular en lugar de exponerlo: el registro de una baja. Si se eliminara el registro de quien pidió no ser contactado, volvería a recibir mensajes. Por eso ese registro mínimo subsiste incluso a la cancelación de la cuenta.
2. Plazos de conservación
| Información | Plazo | Al vencer |
|---|---|---|
| Datos operativos de la academia: alumnos, tutores, inscripciones, cuotas, asistencia, documentos, fotografías y evaluaciones | Mientras la cuenta esté activa | Al cancelarse la cuenta se anonimizan de forma irreversible, de inmediato |
| Cuenta de acceso del titular | Se inhabilita al cancelar, por un año | El correo queda liberado para volver a registrarse |
| Constancia de que una cuenta fue eliminada, con el correo en forma irreversible | Permanente | No se elimina |
| Bajas y supresiones: quién solicitó no recibir mensajes de WhatsApp o correos | Permanente | No se elimina |
| Autorizaciones de WhatsApp y su bitácora de consentimiento | Mientras la autorización esté vigente, más 5 años desde su revocación | Se eliminan |
| Registros de envío: recordatorios de pago, comprobantes, avisos de clase y correos | 24 meses | Se eliminan |
| Cobros en línea: intentos, sesiones de pago, autorizaciones de cargo, reembolsos y disputas | 5 años | Se eliminan |
| Facturación de la suscripción a Membrix | 5 años | Se elimina |
| Corte de caja: sesiones cerradas y sus movimientos (retiros, gastos, entradas y devoluciones) | 24 meses | Se eliminan |
| Historial de acciones de administración | 24 meses | Se elimina |
| Bitácora de accesos de soporte | 24 meses | Se elimina |
| Inicios de sesión de administradores | 12 meses | Se eliminan |
| Solicitudes de derechos ARCO y su respuesta | 5 años | Se eliminan |
| Borradores de alta abandonados: quien empezó a registrarse y no terminó | 12 meses | Se eliminan |
| Conversaciones del proceso de alta, incluido lo que la persona escribió durante el registro | 12 meses | Se eliminan |
| Métricas de uso del producto asociadas a una persona o a una academia identificable | 24 meses | Se eliminan |
| Métricas agregadas sin datos personales: conteos y totales diarios | Indefinido | No se eliminan |
| Registros técnicos y de errores | 30 días | Los elimina automáticamente el proveedor de monitoreo |
| Tokens de eliminación de cuenta | 24 horas | Se eliminan |
3. Criterio detrás de los plazos
Veinticuatro meses para bitácoras y registros de envío. Es el periodo que permite investigar hacia atrás una incidencia detectada tardíamente —un cobro mal aplicado, un mensaje que no llegó, una acción que nadie reconoce— sin convertir las bitácoras en un archivo permanente que deba protegerse igual que la base de datos.
Cinco años para la información relacionada con operaciones económicas, en línea con el plazo de conservación de la contabilidad aplicable en México.
Cinco años para autorizaciones y solicitudes de derechos. No responde a un plazo legal específico, sino a la necesidad de poder acreditar que una autorización existió o que una solicitud fue atendida si se recibe una reclamación posterior.
Doce meses para inicios de sesión y borradores de alta abandonados, por tratarse de información de bajo valor probatorio cuya conservación prolongada no aporta nada y sí incrementa la exposición.
Las métricas agregadas se conservan de forma indefinida. Se trata de conteos y totales diarios —cuántas visitas recibió un formulario, cuántas academias estuvieron activas— que no identifican ni permiten identificar a ninguna persona. Eliminarlos no protege a nadie y destruye la serie histórica del Servicio. La telemetría que sí queda asociada a una persona o a una academia identificable se elimina a los 24 meses.
4. Información que subsiste a la cancelación
Al cancelarse una cuenta, la información de la academia y de sus alumnos se anonimiza de forma irreversible. Subsisten únicamente:
- La constancia de que la cuenta fue eliminada y en qué fecha, con el correo almacenado en forma irreversible y no legible.
- Los registros de baja: el número telefónico o el correo de quien solicitó no ser contactado.
- La información que una autoridad competente haya ordenado bloquear o que deba conservarse por disposición legal.
Estos registros se conservan de forma aislada: no se utilizan para ninguna otra finalidad, no alimentan reportes y no se comparten.
5. La academia decide antes
Los plazos anteriores son los máximos que aplica HM Software. Cada academia es la responsable del tratamiento de los datos de sus alumnos y puede eliminarlos antes en cualquier momento desde el panel: dando de baja a un alumno, eliminándolo o cancelando la cuenta. Si una academia tiene su propia política de conservación con plazos más cortos, corresponde a ella aplicarla.
La cancelación de la cuenta se ejecuta de inmediato y no es reversible. Quien desee conservar su información debe obtenerla del Servicio antes de solicitar la cancelación.
6. Cambios a esta política
Esta política puede actualizarse. Los cambios se comunicarán por los mismos medios y con la misma anticipación prevista para las modificaciones a los Términos y Condiciones. La fecha de última actualización aparece al inicio de este documento.
7. Contacto
Para cualquier duda sobre esta política, escríbenos a hola@membrix.mx.