Aviso de Privacidad

En cumplimiento con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) de México, HM Software y Tecnología, S.A. de C.V. pone a tu disposición el presente Aviso de Privacidad respecto al producto Membrix.

1. Identidad y domicilio del responsable

HM Software y Tecnología, S.A. de C.V. (en adelante “HM Software”), titular del producto Membrix (membrix.mx), con domicilio en Paseo de los Pinos 134, C.P. 72620, Puebla, Puebla, México, pone a tu disposición este aviso. Para cualquier asunto relacionado con él, puedes contactarnos en hola@membrix.mx, dirección atendida por la persona designada para dar trámite a las solicitudes de derechos de los titulares.

HM Software interviene en dos calidades distintas y este aviso las distingue a lo largo de todo el documento:

• HM Software es responsable del tratamiento de los datos de las personas que contratan o usan Membrix por cuenta propia: titulares de cuenta, directores, administradores, prospectos y visitantes del sitio. Esto incluye la creación de la cuenta, la facturación de la suscripción, el soporte, la seguridad de la plataforma y las comunicaciones comerciales.
• HM Software es encargado del tratamiento de los datos de los alumnos, tutores y personal de cada academia. En ese caso la academia es la responsable: ella decide qué información captura, con qué finalidad y a quién le da acceso, y HM Software trata esos datos únicamente siguiendo sus instrucciones y las finalidades del servicio.

2. Datos personales que recabamos

Recabamos las siguientes categorías de datos personales:

Datos del director o titular de la cuenta:

• Nombre completo
• Correo electrónico
• Teléfono
• Nombre y datos de tu academia
• Información de inicio de sesión (correo y contraseña protegida mediante funciones de hash)
• Datos de facturación y de las transacciones de tu suscripción
• Registros de acceso y de uso: inicios de sesión, dirección IP, identificación del navegador o dispositivo, y eventos de soporte

Datos de tus alumnos y tutores (tratados por cuenta de tu academia):

• Nombre del alumno y su fecha de nacimiento o edad
• Nombre y datos de contacto del alumno o del tutor (teléfono, correo)
• Clase, programa o disciplina inscrita, y horarios
• Estatus de pagos, cuotas, descuentos y adeudos
• Registro de asistencia
• Fotografía del alumno, cuando la academia la utiliza
• Documentos que la academia cargue o solicite al alumno o al tutor
• Evaluaciones y observaciones de desempeño, cuando la academia usa esa función
• Información de cobros con tarjeta: intentos y sesiones de pago, autorizaciones de cargo automático, reembolsos y disputas, cuando la academia activa esa función
• Número telefónico, autorizaciones y acuses de entrega, cuando la academia usa el canal de WhatsApp
• Historial de acciones de administración e información tratada mediante las funciones de inteligencia artificial, en los términos descritos en este aviso

Los campos que cada academia captura los define ella misma, incluidos los campos personalizados. Si una academia captura información de salud —por ejemplo alergias, condiciones médicas o restricciones físicas— esa información es un dato personal sensible y corresponde a la academia, como responsable, recabar el consentimiento expreso y por escrito que la ley exige.

Datos de uso y técnicos:

• Información de navegación (páginas visitadas, tiempo de uso)
• Dirección IP y datos de dispositivo
• Identificadores de campañas publicitarias (UTM, gclid, fbclid)
• Cookies y tecnologías similares

3. Datos de menores de edad

Reconocemos que muchas academias atienden a menores de edad. En estos casos, el director o titular de la academia es quien registra la información de los alumnos en su carácter de responsable frente a los padres o tutores. HM Software, a través de Membrix, actúa como encargado del tratamiento de estos datos, siguiendo exclusivamente las instrucciones del director y bajo medidas de seguridad apropiadas. No recabamos directamente datos de menores ni los usamos con fines distintos a los necesarios para prestar el servicio.

4. Finalidades del tratamiento

Tus datos personales se utilizan para las siguientes finalidades primarias:

• Crear y administrar tu cuenta en Membrix
• Permitirte registrar alumnos, llevar control de pagos, asistencia y comunicación
• Procesar el cobro del plan de suscripción (cuando aplique)
• Brindarte soporte técnico y atención al cliente
• Enviarte notificaciones operativas relacionadas al servicio

Finalidades secundarias (puedes oponerte):

• Enviarte comunicaciones comerciales sobre Membrix
• Realizar análisis estadísticos para mejorar el servicio
• Medir la efectividad de campañas publicitarias

5. Transferencias y proveedores de servicios

HM Software utiliza proveedores especializados para operar Membrix. El papel jurídico de cada uno depende de la finalidad y de sus condiciones contractuales. Cuando un proveedor trata datos exclusivamente por cuenta de HM Software o, respecto de los datos de alumnos y tutores, por cuenta de la academia responsable, la comunicación constituye una remisión a una persona encargada o subencargada, que conforme a la normativa aplicable no requiere el consentimiento del titular. Cuando el proveedor determina finalidades propias, actúa como responsable independiente y la comunicación puede constituir una transferencia.

Los proveedores que intervienen actualmente son:

• Supabase Inc. — base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos, incluyendo fotografías y documentos de alumnos. Interviene como proveedor de infraestructura y subencargado.
• Railway Corp. — hospedaje del panel web y servicios de infraestructura relacionados. Interviene como proveedor de infraestructura y subencargado.
• Google LLC (Firebase Cloud Messaging) — envío de notificaciones a la aplicación móvil. Trata identificadores de dispositivo y la información técnica necesaria para la entrega.
• Apple Inc. y Google LLC (App Store y Google Play) — distribución, instalación y operación de la aplicación móvil. Determinados datos de la cuenta de tienda, del dispositivo, de la descarga o de diagnóstico son tratados por dichas empresas conforme a sus propios avisos, como responsables independientes.
• Stripe, Inc. y las entidades afiliadas que correspondan — interviene en dos tratamientos distintos. Para la suscripción que una academia paga a Membrix, HM Software actúa como comerciante y Stripe procesa el pago, pudiendo realizar tratamientos propios exigidos por regulación financiera, prevención de fraude y cumplimiento legal. Para la función de Cobros en línea, los pagos son cargos directos sobre la cuenta de Stripe propia de la academia: el alumno le paga directamente a ella y HM Software no recibe, custodia ni transmite esos fondos. Membrix transmite a Stripe la información necesaria para generar y administrar el cobro, y conserva registros de intentos, sesiones de pago, autorizaciones de cargo automático, reembolsos y disputas.
• Resend — envío del correo electrónico del servicio: correos transaccionales dirigidos a titulares de cuenta, administradores, alumnos y tutores, y comunicaciones informativas o promocionales de Membrix dirigidas exclusivamente a titulares de cuenta y administradores de academias. Trata dirección de correo, nombre, contenido del mensaje y metadatos de entrega o interacción.
• Meta Platforms (WhatsApp Cloud API) — transmite los mensajes de WhatsApp instruidos por las academias y trata el número telefónico y el contenido necesario del mensaje. El detalle de este canal está en la sección 12 de este aviso.
• Anthropic PBC (Claude) — proporciona los modelos de inteligencia artificial que Membrix utiliza para el asistente de la academia, la generación de recomendaciones y el proceso de alta conversacional. Según la función, puede recibir consultas, instrucciones e información derivada de datos de la academia, alumnos o tutores, incluyendo nombres e importes cuando la función lo requiere. HM Software determina y limita la información que se envía en cada función a la mínima necesaria para generar la respuesta o recomendación. Los resultados de estas funciones son orientativos y la academia debe revisarlos antes de usarlos para tomar una decisión sobre una persona.
• Functional Software, Inc. (Sentry) — monitoreo, diagnóstico y reporte de errores. Puede recibir datos técnicos e información personal incidental contenida en mensajes de error, en el contexto de una solicitud o en registros de diagnóstico.
• Google LLC (Google Analytics 4 y Firebase Analytics) — medición de uso, rendimiento y efectividad de campañas. Puede tratar identificadores en línea, eventos de uso, información del dispositivo, dirección IP y parámetros de atribución publicitaria.

Estos proveedores pueden tratar o almacenar información en servidores ubicados fuera de México, principalmente en Estados Unidos, o en otros países donde operen su infraestructura o sus subcontratistas.

Cuando HM Software actúa como encargado, la academia autoriza la participación de los subencargados anteriores. HM Software les exige obligaciones de confidencialidad, seguridad, uso limitado y supresión acordes con el servicio contratado, y responde frente a la academia por el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. La activación de una función por parte de la academia no sustituye el consentimiento que deba obtener del alumno, tutor o titular de los datos.

HM Software no vende ni alquila datos personales de alumnos, tutores o clientes, ni autoriza su utilización para publicidad propia de esos terceros. Puedes solicitar información sobre los proveedores que intervienen en el tratamiento escribiendo a hola@membrix.mx.

6. Derechos ARCO

Tienes derecho a conocer qué datos personales tenemos de ti, para qué los usamos y las condiciones del uso que les damos (Acceso). Asimismo, tienes derecho a solicitar la corrección de tu información personal en caso de que esté desactualizada, sea inexacta o incompleta (Rectificación); que la eliminemos de nuestros registros o bases de datos cuando consideres que la misma no está siendo utilizada conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa (Cancelación); así como oponerte al uso de tus datos personales para fines específicos (Oposición). Estos derechos se conocen como Derechos ARCO.

A quién debes dirigir tu solicitud. Si eres titular de una cuenta, director, administrador o visitante del sitio, dirígela a HM Software. Si eres alumno o tutor, la responsable de tus datos es la academia en la que estás inscrito y a ella debes dirigirte; si nos escribes a nosotros, canalizaremos tu solicitud a la academia que corresponda y te lo haremos saber, y le prestaremos la asistencia que necesite para atenderla.

Para ejercer tus derechos, envía una solicitud a hola@membrix.mx con: tu nombre y un medio para recibir notificaciones; los documentos que acrediten tu identidad o, en su caso, la identidad y personalidad de tu representante; la descripción clara y precisa de los datos respecto de los que deseas ejercer el derecho; y la descripción del derecho que pretendes ejercer. Si se trata de una rectificación, indica además las modificaciones a realizar y acompaña la documentación que sustente tu petición.

Te comunicaremos la determinación adoptada en un plazo máximo de veinte días contados desde que recibimos tu solicitud y, si resulta procedente, la haremos efectiva dentro de los quince días siguientes a esa comunicación. Ambos plazos pueden ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias del caso lo justifiquen. El ejercicio de estos derechos es gratuito; sólo podremos cobrar los costos de reproducción, copias o envío que resulten aplicables.

Limitación del uso y revocación del consentimiento. Puedes solicitar en cualquier momento que limitemos el uso o divulgación de tus datos, o revocar el consentimiento que nos hayas otorgado, escribiendo a esa misma dirección e indicando qué tratamiento deseas limitar o revocar. Para dejar de recibir comunicaciones comerciales de Membrix basta con usar la liga de baja incluida al final de cada correo. Ten en cuenta que algunas comunicaciones son necesarias para prestar el servicio —como los avisos sobre tu cuenta o tu cobro— y que la revocación puede impedir que sigamos prestándote el servicio si el tratamiento es indispensable para ello. Si usas el canal de WhatsApp, la baja se rige por lo previsto en la sección 12.

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puedes presentar una solicitud de protección de datos ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente en la materia.

7. Permisos en la aplicación móvil

Nuestra aplicación móvil puede solicitar los siguientes permisos en tu dispositivo:

• Notificaciones — para enviarte comunicados de tu academia, recordatorios de pago y comunicaciones operativas
• Almacenamiento — para guardar archivos descargados (comprobantes, reportes)
• Cámara y galería — únicamente cuando tú lo autorizas, para subir comprobantes de pago o foto de perfil

Puedes revocar estos permisos en cualquier momento desde la configuración de tu dispositivo.

8. Cookies y tecnologías de rastreo

Usamos cookies y almacenamiento local para mantener tu sesión iniciada, recordar tus preferencias y medir la efectividad de nuestras campañas publicitarias (incluyendo identificadores como gclid de Google Ads y fbclid de Meta Ads). Puedes configurar tu navegador para rechazar cookies, aunque algunas funciones del servicio podrían no operar correctamente.

9. Conservación de datos

Conservamos los datos personales mientras la cuenta esté activa o mientras sean necesarios para cumplir las finalidades descritas en este aviso. Al cancelarse una cuenta, la información de la academia y de sus alumnos se anonimiza de forma irreversible, de inmediato. Esa cancelación no es reversible, por lo que quien desee conservar su información debe obtenerla del servicio antes de solicitarla.

Subsisten únicamente: la constancia de que la cuenta fue eliminada y en qué fecha, con el correo almacenado en forma irreversible; los registros de baja de quien pidió no ser contactado, sin los cuales volveríamos a enviarle mensajes; y la información que deba conservarse por obligación legal, por ejemplo de carácter fiscal, o por bloqueo ordenado por autoridad competente.

Los plazos concretos de cada tipo de información están publicados en nuestra Política de Conservación de Datos.

10. Medidas de seguridad

Implementamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger tus datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación. Esto incluye cifrado en tránsito mediante TLS, cifrado de la infraestructura donde se almacena la información, protección de las contraseñas individuales mediante funciones de hash, control de acceso por roles, registro de las acciones de administración relevantes y respaldos periódicos.

Determinados secretos operativos que la academia necesita poder leer para difundirlos entre sus alumnos —como el PIN del kiosco de asistencia y la contraseña temporal compartida— se conservan en forma recuperable, y su acceso está restringido al titular de la cuenta y a los administradores autorizados de esa academia.

Ningún sistema es completamente seguro y no podemos garantizar la seguridad absoluta. Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa los datos personales tratados a través de Membrix, lo informaremos sin demora indebida a la academia responsable y, cuando corresponda, a los titulares afectados, con la información necesaria para que puedan tomar medidas.

11. Cambios al Aviso de Privacidad

Podemos actualizar este aviso de privacidad en cualquier momento. Cuando hagamos cambios significativos, te notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso en el panel administrativo. La fecha de última actualización aparece al inicio de este documento.

12. Mensajería transaccional por WhatsApp

Para prestar el canal de mensajería transaccional por WhatsApp, HM Software, a través de Membrix, trata el nombre del alumno o tutor, su número telefónico en formato internacional, el monto y la fecha del cargo, y el nombre y horario de la clase, según el tipo de aviso. Este canal se utiliza únicamente para recordatorios de pago, avisos de clase y comprobantes de pago; no se utiliza para mensajes promocionales. Los mensajes se envían desde un número central propiedad de HM Software y el remitente visible es “Membrix”.

Respecto de los datos de alumnos y tutores utilizados en este canal, tu academia es la responsable del tratamiento porque decide a quién contactar y con qué finalidad. HM Software actúa como encargado y trata los datos siguiendo las instrucciones de la academia para preparar y enviar los mensajes. Meta Platforms, mediante WhatsApp, actúa como subencargado porque su infraestructura transmite los mensajes. En términos sencillos: la academia debe informar, obtener el consentimiento y atender los derechos de sus alumnos y tutores; Membrix ejecuta el envío por cuenta de la academia; y Meta transporta el mensaje hasta el destinatario.

La base para este tratamiento es el consentimiento expreso del alumno, tutor o titular del número. El consentimiento puede documentarse mediante una casilla opcional en el formulario público de inscripción de la academia, separada de la aceptación del aviso de privacidad; mediante una liga pública de autorización de la academia, en la que la propia persona acepta recibir los avisos; o mediante un registro manual realizado por el administrador de la academia, quien declara bajo su responsabilidad haber obtenido previamente la autorización. Cada consentimiento se incorpora a una bitácora que no permite modificar ni reemplazar registros anteriores y que conserva la fecha, el teléfono, el origen y el actor correspondiente.

Para realizar el envío, se comparte con Meta Platforms el número telefónico del destinatario y el contenido necesario del mensaje. Según el tipo de aviso, ese contenido puede incluir el nombre del alumno o tutor, el monto y la fecha del cargo, o el nombre y horario de la clase. Los mensajes viajan por la infraestructura de Meta y pueden ser tratados o almacenados en servidores ubicados fuera del país en el que se encuentra el destinatario, lo que implica una transferencia internacional de datos limitada a la prestación de este canal.

El alumno, tutor o titular del número puede ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición ante la academia responsable o escribir a hola@membrix.mx. También puede revocar su consentimiento para recibir mensajes respondiendo BAJA a cualquiera de ellos, solicitando la baja directamente a la academia o escribiendo a Membrix en esa misma dirección. La baja se aplica de forma global al número, no únicamente respecto de una academia, y se respeta aunque posteriormente se elimine la cuenta de la academia.

La evidencia de consentimiento y los registros de envío se conservan mientras la autorización esté vigente y, después de su revocación o de la cancelación de la cuenta, durante el plazo razonable que resulte necesario para acreditar el cumplimiento de las obligaciones aplicables, atender solicitudes de derechos y resolver posibles reclamaciones, salvo que la ley exija conservarlos por más tiempo. El registro mínimo necesario para respetar una baja global se conserva aun después de que se elimine la cuenta, exclusivamente para impedir nuevos envíos al número mientras la baja continúe vigente.

13. Contacto

Si tienes preguntas sobre este aviso o sobre el tratamiento de tus datos personales, escríbenos a hola@membrix.mx.