Checklist para elegir app en tu academia de baile

Define qué necesitas registrar

Anota primero los procesos que tu academia quiere revisar en una sola pantalla o en varios módulos separados. Escribe cada flujo con nombre propio: alumnos, pagos, asistencia, reservas, comunicados, gastos, productos, nivelación y reportes. Si tu escuela usa Excel para parte del control, conserva esa base y usa la lista para decidir qué dato sigue en Excel y cuál quieres ver dentro de la app.

¿Tu revisión empieza por inscripciones, por cobranza o por asistencia?

¿Cada alumno tendrá una ficha con nombre, contacto, grupo, nivel y estado de pago?

¿Quieres distinguir entre alumnos activos, inactivos, con adeudo o con paquete vigente?

Si tu escuela maneja varias sedes o salones, agrega este campo desde el inicio: sucursal, sede o grupo. Si tu academia vende clases sueltas, paquetes o membresías, escribe qué etiqueta usarás para cada tipo de venta. Si también registras productos, define si quieres inventario, ventas rápidas o solo un registro de cobro.

Revisa pagos, cobros y comprobantes

Escribe quién registra y quién confirma cada pago. Pregunta dónde quedará guardado el monto, la fecha, el método de pago, el alumno ligado al cobro y la referencia interna que tu escuela use para localizarlo.

¿La app permite registrar pagos mensuales, pagos adelantados y pagos parciales por separado?

¿Puedes guardar el método de cobro que te interesa revisar, como efectivo, transferencia o tarjeta?

¿La escuela podrá consultar un historial completo de pagos por alumno sin abrir varias pantallas?

¿El proveedor te deja exportar el registro a Excel o CSV para tu archivo interno?

Si tu escuela entrega comprobantes, pregunta si puedes guardar folio, fecha, concepto y observaciones. Si tu equipo necesita ver adeudos, pide el campo exacto que mostrará lo pendiente, lo vencido y lo ya cubierto. Si tu academia cobra por paquete, revisa si el sistema guarda cuántas clases incluye cada alumno y cuántas le quedan.

Valida asistencia, clases y reservas

Si tu escuela registra asistencia, incluye ese flujo en la demo. Pide ver el pase de lista paso a paso y pregunta qué campos quedan visibles: alumno, clase, fecha, estado y observación. Si una clase cambia de horario, revisa dónde se edita y quién tiene permiso para hacerlo.

¿La app permite asignar asistencia por grupo, clase o alumno individual?

¿Puedes registrar participación, tareas o comentarios si tu academia los necesita?

¿Tu escuela quiere reservar lugares por clase? Pregunta si el alumno puede apartar lugar, cancelar o cambiarse desde la misma herramienta.

¿Se puede definir cupo por clase, ventana de reserva y fecha límite para cancelar?

Si tu academia trabaja con programas flexibles, pide ver cómo se capturan clases incluidas por mes, clases ilimitadas con reserva o paquetes por cantidad de sesiones. Si manejas evaluaciones, pregunta si el expediente admite calificación, evidencia adjunta y decisión de nivel.

Pregunta por administración, permisos y comunicación

Escribe cuántas personas usarán la app y qué podrá hacer cada una. Define si necesitas acceso para recepción, coordinación, maestros o dirección. Pregunta si cada usuario tendrá su propio correo y contraseña, y si puedes activar o desactivar accesos sin rehacer la cuenta completa.

¿Tu escuela necesita permisos distintos para pagos, alumnos, clases o reportes?

¿El sistema deja un historial de quién capturó o modificó cada dato?

¿La app permite avisos a toda la academia o solo a un grupo específico?

¿Puedes guardar comunicados para consultar después?

Si tu escuela usa WhatsApp para avisos, pregunta si la app guarda mensajes automáticos, comprobantes o recordatorios sin mezclarlo con conversaciones abiertas. Si prefieres que alumnos o tutores consulten su estado de cuenta, revisa si existe acceso para ver pagos pendientes, pagos al día y movimientos históricos.

Pide reportes que puedas leer y exportar

Anota qué reportes quieres ver sin pedir “todo junto” en la demo. Separa pagos, morosidad, asistencia, ocupación por clase, alumnos activos, alumnos inactivos, vencimientos y tendencias de inscripción. Si tu escuela necesita revisar gastos, agrega categorías como renta, nómina, material, servicios o publicidad.

¿El reporte muestra un solo total o también el desglose por método de pago?

¿Puedes ver cuántos alumnos deben, desde cuándo y por qué concepto?

¿La academia puede exportar los datos a Excel para revisarlos por fuera?

¿El reporte de asistencia distingue clase, fecha y ocupación?

Si tu escuela vende productos, pregunta si las ventas aparecen junto con los demás ingresos. Si revisas egresos, pide ver si el registro guarda categoría, fecha, nota y archivo adjunto. Si quieres comparar periodos, pide una vista mensual para observar lo cobrado contra lo gastado.

Haz una prueba con un caso real de tu escuela

Prepara tres ejemplos antes de la demo: un alumno nuevo, un alumno con adeudo y una clase con cupo casi lleno. Pide que el proveedor capture esos tres casos contigo, sin saltarse campos.

¿Dónde queda registrado el primer pago del alumno nuevo?

¿Dónde se ve el adeudo del alumno con atraso?

¿Dónde aparece el cupo disponible de la clase llena?

Si tu escuela maneja sucursales, agrega un cuarto caso con la sede correcta. Si tu academia trabaja con paquetes, agrega un ejemplo de consumo de clases. Si usas Excel, compara que los campos clave queden claros para no perder la trazabilidad de tu control actual.

Al terminar la prueba, escribe tres respuestas: qué dato se capturó, qué dato se consultó y qué dato se exportó. Si alguna respuesta queda ambigua, vuelve a pedir la pantalla exacta antes de decidir.

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