Inventario para tu academia: qué tienes, qué vendiste y quién te debe
Membrix lleva las existencias de los productos que vendes en tu academia y las descuenta en cada venta. Lo cobrado entra a Pagos y lo que un alumno debe queda como cargo pendiente.
Sin tarjeta para empezar. Alumnos ilimitados en el plan gratis.
Los uniformes se venden en el mostrador y el dinero se pierde en la libreta
Vender playeras, libros o material parece un asunto menor, hasta que llega el corte del mes y no cuadran ni las piezas ni el dinero.
- No sabes cuántas playeras quedan hasta que abres el clóset, y te enteras de que se acabaron cuando un alumno ya pagó.
- La venta se anota en una libreta y el dinero se mezcla con el de las mensualidades, sin saber cuánto fue de qué.
- Un alumno se lleva el material «y te pago la próxima semana», y esa deuda vive en tu memoria, no en su estado de cuenta.
- Si alguien se equivoca al cobrar, no hay forma de deshacer la venta y devolver la pieza a las existencias sin descuadrar todo.
Cómo funciona en Membrix, paso a paso
Lo que ves aquí es lo que hace el producto hoy.
- 1
Da de alta tus productos
En Inventario → «Nuevo producto» capturas nombre, SKU (opcional), precio de venta y existencia actual. También puedes poner «Avisarme cuando queden» un número mínimo de piezas. Cada sucursal tiene su propio inventario.
- 2
Registra entradas y correcciones
Cuando llega mercancía usas «Registrar entrada». Cuando cuentas y no coincide, «Corregir existencia» fija el conteo. Las dos piden un motivo y quedan en «Movimientos», con fecha, cantidad, existencia resultante y quién lo hizo.
- 3
Registra la venta
En «Registrar venta» buscas por nombre o SKU, agregas cantidades (sin pasar del stock) y eliges el comprador: público general o un alumno. Membrix descuenta las piezas en el mismo momento.
- 4
Cobra ahora o deja el cargo pendiente
Con «Pago recibido» registras el ingreso ya: transferencia, efectivo, tarjeta de débito o de crédito. Con «Cargo pendiente» (sólo para un alumno) eliges una fecha límite y el importe aparece en Pagos como pendiente; los abonos se registran igual que cualquier otro pago.
- 5
Encuentra el dinero donde ya lo revisas
La venta pagada aparece en Pagos → Dinero recibido con origen «Productos». Si fue en efectivo, entra a los movimientos del corte de Caja. También suma a los reportes de Ingresos y Resultados.
- 6
Cancela una venta completa si hubo error
«Cancelar venta» pide un motivo y si se devolvió el dinero o fue un error de captura. Se retira el ingreso o el cargo con sus abonos, y las piezas regresan a las existencias.
Un ejemplo
Una academia de natación vende gorras y goggles (ejemplo ilustrativo)
La coordinadora da de alta las gorras con un aviso al llegar a 5 piezas. Un sábado un alumno se lleva unos goggles y paga en efectivo: registra la venta, elige efectivo y Membrix descuenta la pieza. El lunes otro alumno se lleva una gorra y una toalla «para la quincena»: ella elige «Cargo pendiente», lo liga a su ficha con fecha límite del día 15, y ese cargo aparece en su estado de cuenta junto a la mensualidad. Al final del día, el efectivo del sábado ya está en los movimientos del corte de Caja.
Qué incluye cada plan
Inventario es un módulo PRO. En el plan gratis verás la pantalla con lo que desbloquea, pero no puedes registrar productos ni ventas.
Gratis
$0
Esta función no forma parte de este plan.
Pro
$799 MXN/mesIVA incluido
- Catálogo de productos con precio, SKU y existencias por sucursal
- Entradas, correcciones y historial de movimientos
- Ventas a público general o a un alumno, pagadas o con cargo pendiente
- Aviso de stock bajo en la campanita y en la app
- Ventas visibles en Pagos, Caja y Reportes
Pro anual: $679 MXN/mes. Fuera de México: USD 49/mes (USD 41 al mes pagando el año). Todos los precios de Membrix incluyen IVA.
Lo que esta función no hace
Para que no descubras nada después de registrarte.
- No lleva costo de compra, utilidad ni margen por producto. Los gastos de compra van aparte, en Egresos.
- Cada producto es un renglón: no hay tallas o variantes, categorías, fotos ni código de barras. Si vendes una playera en tres tallas, das de alta tres productos.
- La venta no lleva descuento y no se edita: si te equivocas, la cancelas completa y la vuelves a capturar. Tampoco hay devolución parcial.
- El cargo pendiente exige un alumno con fecha límite; al público general se le cobra en el momento. No hay traspasos entre sucursales ni «Todas las sucursales»: se trabaja en una sucursal a la vez.
- No hay proveedores ni órdenes de compra, no imprime ticket, no timbra CFDI a tus alumnos y los alumnos no compran desde la app.
Preguntas frecuentes
¿El inventario está en el plan gratis?
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No. Inventario y ventas de productos es parte del plan PRO ($799 MXN al mes con IVA incluido, o $679 al mes en plan anual). En el plan gratis puedes ver la pantalla y lo que incluye, pero no crear productos ni registrar ventas. Membrix da 7 días de prueba de PRO al contratar por primera vez.
¿Cómo se entera mi equipo de que un producto se está acabando?
+
Le pones a cada producto un mínimo en «Avisarme cuando queden». Cuando una venta hace que la existencia llegue a ese número o baje de él, sale un aviso al momento y les llega una notificación al dueño y a los administradores con acceso a Inventario (campanita web y notificación en la app). Avisa una vez por cruce; no repite hasta que repongas por encima del mínimo.
¿Puedo vender a alguien que no es alumno?
+
Sí, como «Público general», siempre que se cobre en el momento. Si la venta queda como cargo pendiente, tiene que estar ligada a un alumno con fecha límite, porque ese cargo se cobra desde su cuenta.
¿Qué pasa con el corte de Caja si vendo en efectivo?
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La venta en efectivo aparece en los movimientos desde el último corte, con la etiqueta de venta de productos. Una venta con cargo pendiente no entra a Caja hasta que el alumno la abone en efectivo.
¿Puedo ver cuánto vendí en el mes?
+
Sí. La pestaña «Ventas» de Inventario lista cada venta con su total, lo cobrado y lo pendiente, y filtra por público general, con alumno o canceladas. Las ventas pagadas también suman a Ingresos y Resultados en Reportes. Quien no tiene acceso a finanzas puede vender, pero no ve los acumulados.
También te puede interesar
Páginas de Membrix que complementan esta:
Corte de caja para academias
Dónde cae el efectivo de tus ventas al cerrar el día.
Control de pagos
Los cargos y abonos que ya llevas por alumno, con los de productos incluidos.
Control de gastos
Lo que te cuesta comprar el material, del lado de los egresos.
Software para academias con varias sucursales
Cada sucursal lleva su propio inventario y sus ventas.
Cuenta tus playeras una sola vez
Empieza en el plan gratis con tus alumnos y pagos. Cuando quieras vender producto, prueba PRO 7 días.
Plan gratuito con alumnos ilimitados. Pro desde $799 MXN/mes, IVA incluido, con 7 días de prueba.