Plantillas gratis para academias
Avisar mal un cambio de horario es la forma más rápida de que alguien llegue a una clase vacía. Estas plantillas cubren tres casos: un cambio permanente, una clase que se cancela o se repone y un cambio de lugar. Todas dicen qué cambia, desde cuándo y qué puede hacer la persona si no le funciona.
Antes de mandar cada mensaje, reemplaza estos marcadores con tus datos:
Para cuando un grupo se mueve de hora o de día. Avisa con al menos una semana de anticipación y ofrece una salida a quien no puede.
De 1 a 2 semanas antes del cambio.
¡Hola, [Nombre]! Te avisamos con tiempo de un cambio en [Clase]: a partir del [Fecha] la clase de [Nombre del alumno] será a las [Horario nuevo] (antes [Horario anterior]). Si este horario no te funciona, avísanos y revisamos si hay otro grupo con lugar. ¡Gracias por tu flexibilidad!
Cuando necesitas que lo lean y confirmen rápido.
Hola, [Nombre]. Cambio de horario en [Clase]: desde el [Fecha], [Horario nuevo] (antes [Horario anterior]). Por favor confírmanos que lo recibiste. Si no puedes asistir en ese horario, avísanos antes del [Fecha límite] para buscar otra opción.
Alumnos adultos o trato institucional.
Buen día, [Nombre]. Le informamos que, a partir del [Fecha], la clase [Clase] de [Nombre del alumno] se impartirá en el horario de [Horario nuevo], en lugar de [Horario anterior]. Si este cambio le causa alguna dificultad, le agradeceremos comunicárnoslo para revisar opciones. Gracias por su comprensión.
Imprevistos que afectan una clase y no todo el ciclo. Lo más importante: avisar lo antes posible y decir cuándo se repone.
Cuando ya sabes cuándo se repone.
Hola, [Nombre]. Lamentamos avisarte que la clase de [Clase] del [Fecha de la clase cancelada] se cancela por [Motivo]. La vamos a reponer el [Fecha de reposición] a las [Horario de reposición]. Si ese día no puedes, avísanos y vemos cómo ponerte al corriente. Gracias por tu paciencia.
El mismo día, cuando todavía no hay reposición.
Hola, [Nombre]. Hoy no habrá clase de [Clase] por [Motivo]. Nos disculpamos por el aviso tan cercano y por el trastorno que causa. En cuanto tengamos la fecha de reposición te escribimos. Gracias por entender.
El cambio de lugar genera más confusión que el de hora. Da la dirección completa y cómo llegar.
Cuando el horario sigue igual pero el lugar cambia.
Hola, [Nombre]. A partir del [Fecha], las clases de [Clase] serán en [Dirección nueva]. El horario sigue igual: [Horario]. Si tienes dudas para llegar, escríbenos y te mandamos la ubicación. Gracias.
Cuando necesitas dejar constancia o saber quién puede y quién no con el nuevo horario.
Para cambios mayores que quieres dejar por escrito.
Asunto: Cambio de horario en [Clase] desde el [Fecha]
Hola, [Nombre]: Te escribimos de [Academia] para avisarte que la clase de [Nombre del alumno] cambia de horario. Antes: [Horario anterior] Ahora: [Horario nuevo] Desde: [Fecha] Motivo: [Motivo] Si este horario no te funciona, respóndenos antes del [Fecha límite] y buscamos otra opción. Gracias por tu comprensión. [Academia]
Cuando debes saber quién sí podrá asistir a la nueva hora.
Hola, [Nombre]. Con el cambio de [Clase] a las [Horario nuevo], queremos saber si [Nombre del alumno] podrá asistir. Responde con 1 si sí podrá o 2 si necesita otra opción. Necesitamos tu respuesta antes del [Fecha límite] para organizar los grupos. ¡Gracias!
Lo que cambia el resultado no es la redacción, sino cuándo, cómo y a quién se lo mandas.
La gente organiza su semana alrededor de tu clase. Un cambio permanente avisado con dos días de aviso genera bajas; con una o dos semanas se acepta mejor.
Qué cambia, a qué hora y desde cuándo. Si hay que desplazarse para encontrarlo, muchos leerán sólo el principio del mensaje.
Otro grupo, una clase de reposición o un horario de recuperación. Decir «cambia y ya» obliga a la persona a decidir si se va; ofrecer una salida la retiene.
Un «por favor confírmanos que lo recibiste» te dice a quién aún le falta enterarse y evita que alguien llegue a una clase que ya no existe.
Con una frase de motivo basta. Los detalles personales o largas disculpas restan seriedad; lo que se necesita es la nueva fecha o cuándo la sabrás.
Después del aviso inicial, un mensaje corto un día antes del primer día con el horario nuevo reduce las confusiones casi a cero.
Cambiar un horario implica dos trabajos: modificar tu calendario y avisar a cada persona afectada. El primero se puede hacer en un solo lugar; el segundo, depende de tu plan.
Membrix no redacta ni manda por ti el aviso de un cambio de horario por WhatsApp o correo: para esos canales, estas plantillas siguen siendo la forma de avisar.
El plan gratis tiene alumnos ilimitados. El plan PRO cuesta $799 MXN al mes, IVA incluido, con 7 días de prueba.
Para un cambio permanente, al menos una semana, y dos si afecta a muchos alumnos con horarios de trabajo o escuela. Para una cancelación puntual avisa en cuanto lo sepas; si es el mismo día, hazlo por WhatsApp porque es el canal que se lee más rápido.
Ofrece una alternativa concreta: otro grupo con lugar, una clase de recuperación o un horario individual en los casos que puedas. Si no tienes ninguna, dilo con honestidad y deja abierta la puerta para cuando se abra un grupo que le sirva.
Por WhatsApp para que se entere pronto y por correo sólo cuando necesites dejar constancia, como en un cambio grande de ciclo. En la práctica, muchas academias mandan WhatsApp y, si el cambio es permanente, publican también el horario nuevo en un lugar visible.
Si tus alumnos pagan una mensualidad por un número de clases al mes, lo recomendable es reponerla o compensarla de alguna forma. Si es por causas fuera de tu control, como un apagón, ofrece una reposición o una clase adicional, y dilo en el mismo aviso para evitar reclamos.
Páginas de Membrix que complementan esta:
Tus clases, sus horarios y la reposición de sesiones en un solo calendario.
Para invitar a seguir cuando empieza un ciclo con horarios nuevos.
Lo que debe saber un alumno nuevo antes de su primera clase.
Encuentra rápido quién tiene lugar en cada clase y cómo contactarlo.
Crea tu cuenta, arma tu calendario de clases y ve a quién afecta cada cambio antes de guardarlo.