Plantillas gratis para academias
Úsalos cuando termina un ciclo, una temporada o un curso y quieres que tus alumnos sigan. Funciona mejor si avisas con tiempo, das una fecha clara y mencionas lo que viene. Hay versiones para el primer aviso, el seguimiento y los cambios de cuota.
Antes de mandar cada mensaje, reemplaza estos marcadores con tus datos:
Se manda de 2 a 4 semanas antes de que termine el ciclo. El objetivo no es cobrar todavía, sino saber si el alumno piensa seguir.
Para abrir la renovación de forma cercana.
¡Hola, [Nombre]! Se acerca el final del ciclo de [Clase] y queremos preguntarte si [Nombre del alumno] seguirá con nosotros en [Ciclo nuevo]. Empezamos el [Fecha de inicio]. Si ya sabes que sí, avísanos y le guardamos su lugar. Si tienes dudas sobre horarios o cuotas, platicamos con gusto. 🙂
Cuando tu cupo es limitado y necesitas saber pronto.
Hola, [Nombre]. Abrimos la inscripción para [Ciclo nuevo] de [Clase]. Para conservar el lugar de [Nombre del alumno] necesitamos su confirmación antes del [Fecha límite]. Inscripción: [Monto]. Para confirmar: [Cómo confirmar].
Alumnos adultos o trato institucional.
Buen día, [Nombre]. Le informamos que está abierta la inscripción a [Ciclo nuevo] de [Academia]. Si [Nombre del alumno] desea continuar en [Clase], le agradeceremos confirmar antes del [Fecha límite] para reservar su lugar. Quedamos a sus órdenes para cualquier duda.
No contestar casi nunca significa «no». Casi siempre es «se me pasó». Un segundo mensaje recupera a muchos.
Una semana después del primer aviso.
Hola, [Nombre]. Te escribimos de nuevo por la renovación de [Nombre del alumno] en [Ciclo nuevo]. Sabemos que es un mes ocupado. Todavía tienes hasta el [Fecha límite] para confirmar. Si prefieres cambiar de horario o de clase, avísanos y lo revisamos.
Unos días antes de la fecha límite.
Hola, [Nombre]. El [Fecha límite] cerramos las renovaciones de [Ciclo nuevo]. Si [Nombre del alumno] va a continuar, necesitamos tu confirmación para apartar su lugar. Si esta vez no seguirá, no hay problema: cuéntanos qué podríamos mejorar. Nos ayuda mucho y las puertas siempre están abiertas.
Si la cuota o los horarios cambian, es mejor decirlo desde el primer mensaje y con tiempo.
Cuando la cuota del ciclo nuevo es distinta.
Hola, [Nombre]. Abrimos la inscripción a [Ciclo nuevo] de [Clase]. Queremos avisarte con tiempo que la mensualidad será de [Mensualidad nueva] a partir del [Fecha de inicio], por [Motivo del ajuste]. Si confirmas antes del [Fecha límite], conservas el lugar de [Nombre del alumno]. Cualquier duda, con gusto la platicamos.
Para dar toda la información por escrito.
Asunto: Renueva tu lugar en [Ciclo nuevo] de [Academia]
Hola, [Nombre]: El ciclo de [Clase] de [Nombre del alumno] está por terminar y ya abrimos la inscripción a [Ciclo nuevo]. Inicio: [Fecha de inicio] Inscripción: [Monto] Confirma antes del: [Fecha límite] Para confirmar: [Cómo confirmar] Si quieres cambiar de clase o de horario, respóndenos este correo y lo vemos. Un saludo, [Academia]
Lo que cambia el resultado no es la redacción, sino cuándo, cómo y a quién se lo mandas.
Con menos tiempo, la persona no alcanza a acomodar horarios ni presupuesto. Con más, se le olvida. Un primer aviso a tres semanas deja espacio para un segundo y un último.
«Cuando puedas» no mueve a nadie. Una fecha con una razón concreta (cupo limitado, armado de grupos, material por pedir) hace que se decida sin presionar.
Menciona qué sigue en el ciclo nuevo: nivel, muestra, festival o examen. La gente renueva por lo que viene, no por inercia.
Enterarse del aumento al final se siente como engaño. Avisa con tiempo, explica por qué y respeta la cuota anterior a quien confirme antes de la fecha límite, si puedes.
Cuando alguien se va, una pregunta amable («¿qué podríamos mejorar?») te da información que no vas a conseguir de otra forma, y deja abierta la puerta para regresar.
Si tienes varios grupos, escalona los avisos por clase. Así atiendes las respuestas con calma y detectas rápido dónde se va a liberar cupo.
Un mensaje de renovación es personal y depende de tu calendario, así que lo escribes tú. Lo que sí puedes ordenar es todo el trabajo que viene después de que dicen que sí.
Membrix no manda por ti un aviso de renovación ni decide quién renueva: la invitación y el seguimiento los haces tú.
El plan gratis tiene alumnos ilimitados. El plan PRO cuesta $799 MXN al mes, IVA incluido, con 7 días de prueba.
Entre dos y cuatro semanas antes de que termine el ciclo funciona bien: da tiempo a que la persona acomode horarios y presupuesto, y a ti a armar grupos. Si tu temporada es corta, como un curso de verano, avisa en cuanto abra la inscripción del siguiente.
Manda un segundo mensaje una semana después y uno último unos días antes de la fecha límite. Muchas veces es sólo olvido. Si sigue sin respuesta, un llamado breve o una pregunta en persona cuando venga a clase suele resolverlo.
Díselo con tiempo y en el primer mensaje, explica en una frase el motivo y ofrece mantener la cuota anterior a quien confirme antes de la fecha límite. Evita comunicarlo al final del ciclo o a último minuto, porque se siente como una sorpresa.
Depende de tu academia. Algunas cobran inscripción sólo al ingresar y otras cada ciclo o temporada, porque cubre material, uniforme o apartar el lugar. Lo importante es que la política esté clara desde el primer mensaje de la renovación.
Páginas de Membrix que complementan esta:
El primer mensaje para quien se inscribe, en versiones para adultos y menores.
Cómo avisar cuando el horario del ciclo nuevo cambia.
Un link para que los alumnos nuevos se inscriban solos, sin capturar a mano.
Cada programa con su propia inscripción, cuota y día de cobro.
Ideas para que el ciclo nuevo arranque con grupos llenos.
Crea tu cuenta y deja listos los programas, las inscripciones y las cuotas del ciclo nuevo.