Plantillas gratis para academias
El primer mensaje marca cómo se siente el alumno en tu academia. Mándalo el mismo día de la inscripción o un día antes de su primera clase, con lo esencial: horario, lugar, qué llevar y a quién escribir. Elige la versión que va con tu estilo y cambia lo que está entre corchetes.
Antes de mandar cada mensaje, reemplaza estos marcadores con tus datos:
Los que se mandan al confirmar la inscripción cuando el alumno es quien contrató y recibe el mensaje. Cálidos y cortos: la letra pequeña va después.
Para academias pequeñas con trato personal.
¡Hola, [Nombre]! Te damos la bienvenida a [Academia]. Qué gusto que te sumes a [Clase]. Tu primera clase es el [Fecha] a las [Horario], con [Docente]. Si tienes alguna lesión, condición o necesidad que debamos conocer, cuéntanosla por aquí con confianza. ¡Nos vemos pronto! 🙂
Cuando sabes que la persona lee poco y quiere ir al punto.
Hola, [Nombre]. ¡Qué gusto tenerte en [Academia]! Tu primera clase de [Clase]: [Fecha], [Horario], en [Dirección]. Cualquier duda, aquí estamos.
Un día antes de la primera clase.
Hola, [Nombre]. Mañana es tu primera clase en [Academia]. Horario: [Horario] Lugar: [Dirección] Qué llevar: [Qué llevar] Te recomendamos llegar 10 minutos antes para conocer el lugar. Si necesitas ayuda para llegar, escríbenos al [Teléfono].
Academias con trato institucional o alumnos adultos que lo prefieren.
Buen día, [Nombre]. En [Academia] le damos la más cordial bienvenida. Confirmamos su inscripción en [Clase], con inicio el [Fecha] a las [Horario], en [Dirección]. Quedamos a sus órdenes en el [Teléfono] para cualquier duda.
Para dejar por escrito horarios, reglas y datos de contacto.
Asunto: Te damos la bienvenida a [Academia]
Hola, [Nombre]: Te damos la bienvenida a [Academia]. Estos son los datos de tu primera clase: Clase: [Clase] Clase con: [Docente] Fecha y hora: [Fecha], [Horario] Lugar: [Dirección] Qué llevar: [Qué llevar] Si tienes cualquier duda, respóndenos este correo o escríbenos al [Teléfono]. ¡Qué gusto que te sumes! [Academia]
Si tu academia le da al alumno su acceso en línea.
¡Hola, [Nombre]! Te damos la bienvenida a [Academia]. Ya tienes acceso a nuestro portal para consultar tus pagos y, si tu academia lo usa, reservar clases: [Link del portal]. Para entrar usa tu teléfono y la contraseña temporal que te mandamos por separado; después puedes cambiarla desde tu cuenta. Tu primera clase es el [Fecha] a las [Horario]. Si algo no te funciona, avísanos y te ayudamos.
Cuando el alumno es menor, el mensaje va a su tutor y habla del alumno en tercera persona. Nómbralo siempre, y pide los datos de seguridad.
Al confirmar la inscripción de un menor.
Hola, [Nombre]. Te damos la bienvenida a [Academia]. Qué gusto que [Nombre del alumno] se sume a [Clase]. Su primera clase es el [Fecha] a las [Horario], con [Docente]. Si tienes cualquier duda antes de llegar, escríbenos por aquí. ¡Nos vemos pronto!
Antes de la primera clase, para completar su ficha.
Hola, [Nombre]. La inscripción de [Nombre del alumno] en [Clase] quedó confirmada; su primera clase es el [Fecha] a las [Horario], en [Dirección]. Para su seguridad, necesitamos un contacto de emergencia y saber si tiene alguna alergia o condición que debamos considerar. ¿Nos los compartes por este medio? Gracias por confiarnos sus clases.
Lo que cambia el resultado no es la redacción, sino cuándo, cómo y a quién se lo mandas.
Es el momento en que la persona está más entusiasmada. Si esperas a que pasen días, el contacto se enfría y la primera clase llega sin que sepa qué esperar.
Un segundo mensaje de dos líneas con hora y lugar evita faltas del primer día, que es cuando más fácil se pierde a un alumno nuevo.
Cambia las palabras de la plantilla por las que usas en persona. Un mensaje que suena a anuncio se ignora; uno que suena a ti, se contesta.
Un saludo de bienvenida, el horario y qué llevar bastan. Deja el reglamento, los pagos y las políticas para un segundo mensaje o para un documento aparte.
Contacto de emergencia y condiciones de salud, sí. Datos bancarios, contraseñas o documentos de identidad, mejor en persona o por un formulario, no por chat.
Escribe siempre el nombre del alumno en el mensaje para que no haya confusión cuando quien lo lee tiene varios menores a su cargo.
Un mensaje de bienvenida debe ser personal, así que no lo vas a querer enviar en automático. Lo que sí se puede ordenar es todo lo que va alrededor: dar de alta al alumno y que tenga dónde consultar sus datos.
Membrix no manda un mensaje de bienvenida por ti. El primer contacto lo haces tú, y es mejor que sea así.
El plan gratis tiene alumnos ilimitados. El plan PRO cuesta $799 MXN al mes, IVA incluido, con 7 días de prueba.
El mismo día en que se inscribe, y un recordatorio corto un día antes de su primera clase. El primero confirma que todo quedó en orden; el segundo evita que falte a la clase inicial por no saber la hora o el lugar.
Una frase cálida, el nombre del alumno, el día y la hora de su primera clase, el lugar, qué llevar y cómo contactarte. Todo lo demás, como reglamento, fechas de pago y políticas, puede ir en un mensaje aparte para no abrumar.
Dirígelo a quien se encarga de él, nombra al alumno en el texto y pide el contacto de emergencia y cualquier condición de salud que debas conocer. Usa su nombre completo en el primer mensaje para evitar confusiones con otros alumnos.
Por WhatsApp se lee más rápido y la conversación queda abierta para dudas. El correo sirve para dejar por escrito horarios y reglas, o cuando el alumno adulto prefiere ese canal. Muchas academias mandan WhatsApp primero y el correo sólo cuando hay que enviar documentos.
Páginas de Membrix que complementan esta:
Para invitar a seguir al alumno cuando termina el ciclo o la temporada.
Qué decir al interesado que ya probó una clase para que se inscriba.
Un link para que el alumno se inscriba solo, sin capturar a mano.
La ficha de cada alumno con sus datos, clases, pagos y notas en un lugar.
Una ficha en Excel para capturar los datos del alumno al inscribirlo.
Crea tu cuenta, da de alta a tus alumnos y deja su ficha lista antes de la primera clase.