Plantillas gratis para academias
Un aviso a tiempo evita la mayoría de los atrasos y, sobre todo, evita el cobro incómodo. Mándalo de 3 a 5 días antes de la fecha de pago, con el monto y la forma de pagar. Aquí tienes versiones para WhatsApp, SMS y correo.
Antes de mandar cada mensaje, reemplaza estos marcadores con tus datos:
El momento ideal: la persona todavía tiene margen para pagar sin prisa y tú no estás reclamando nada.
De 5 días antes, para academias cercanas.
¡Hola, [Nombre]! Te recordamos de [Academia] que el [Fecha] vence la mensualidad de [Mes] de [Nombre del alumno] ([Monto]). Puedes pagarla desde hoy en [Link de pago]. Si tienes cualquier duda, escríbenos 🙂
Cuando el pago es por transferencia o depósito.
Hola, [Nombre]. Recordatorio de [Academia]: la mensualidad de [Mes] de [Nombre del alumno] vence el [Fecha]. Monto: [Monto] Datos de pago: [Datos de pago] Cuando la hagas, envíanos tu comprobante por este medio para registrarla.
Alumnos adultos o trato institucional.
Buen día, [Nombre]. Le recordamos de [Academia] que la mensualidad de [Mes] de [Nombre del alumno], por [Monto], vence el [Fecha]. Los datos para realizar el pago son: [Datos de pago]. Le agradeceremos enviarnos su comprobante una vez realizado. Quedamos a sus órdenes.
Mensajes cortos para el último empujón. Aquí sobran las explicaciones: monto, fecha y cómo pagar.
Para quien suele pagar al último momento.
Hola, [Nombre]. Te recordamos de [Academia] que mañana vence la mensualidad de [Mes] de [Nombre del alumno] ([Monto]). Puedes pagar aquí: [Link de pago]. ¡Gracias!
El día de la fecha límite, por la mañana.
Hola, [Nombre]. Recordatorio de [Academia]: hoy vence la mensualidad de [Mes] de [Nombre del alumno] por [Monto]. Si ya la pagaste, mándanos tu comprobante y la registramos. Si no, aquí puedes hacerlo: [Link de pago].
Si no todos usan WhatsApp, estas dos versiones cubren el SMS y el correo con el mismo contenido esencial.
Cuando no todos usan WhatsApp y prefieres un mensaje de texto.
[Academia]: la cuota de [Mes] de [Nombre del alumno], [Monto], vence el [Fecha]. Datos de pago: [Datos de pago]
Para alumnos adultos, empresas o quien prefiere el correo.
Asunto: Recordatorio: tu mensualidad de [Mes] vence el [Fecha]
Hola, [Nombre]: Te escribimos de [Academia] para recordarte que la mensualidad de [Mes] de [Nombre del alumno] vence el [Fecha]. Monto: [Monto] Puedes pagarla en: [Link de pago] También por transferencia a: [Datos de pago] Si ya realizaste el pago, ignora este correo. Si tienes alguna duda, respóndenos y con gusto te ayudamos. Un saludo, [Academia]
No todas las cuotas son iguales cada mes. Avisa cuando el monto es distinto para que nadie pague de menos.
Cuando el monto de este mes no es el habitual.
Hola, [Nombre]. Te recordamos que el [Fecha] vence la cuota de [Mes] de [Nombre del alumno]. Este mes el monto es [Monto] (incluye [Concepto del ajuste]). Puedes pagar en [Link de pago]. Si algo no coincide con lo que esperabas, escríbenos y lo revisamos.
Lo que cambia el resultado no es la redacción, sino cuándo, cómo y a quién se lo mandas.
Más temprano se olvida; el mismo día ya es tarde para quien debe sacar dinero o hacer una transferencia. Si cobras a inicio de mes, avisa a finales del mes anterior.
El aviso previo es una cortesía. Con uno es suficiente; si mandas varios, se vuelve ruido y la gente deja de leerlos. Guarda los mensajes siguientes para quien en verdad se atrasó.
Un recordatorio que obliga a preguntar «¿cuánto era?» o «¿a qué cuenta?» genera una conversación más. Con los tres datos, la persona paga sin escribirte.
Entre las 10:00 y las 13:00, de lunes a viernes, hay más probabilidad de que lo vean y paguen en el momento. Evita noches y domingos.
Un SMS sin acentos admite unos 160 caracteres; con acentos o emojis pasa a otra codificación y cada mensaje admite unos 70, así que se parte antes. Escríbelo corto, sin acentos si puedes, y recuerda que tus datos de pago también cuentan.
No incluyas números de tarjeta, claves ni el saldo de otros alumnos. Si cambias tu cuenta bancaria, avisa por varios medios para evitar que alguien se haga pasar por ti.
Un recordatorio previo es el mensaje ideal para automatizar: la fecha ya es conocida y el contenido casi no cambia. Escribirlo cada mes uno por uno es tiempo que no recuperas.
Membrix no manda SMS: los recordatorios salen por la app, el correo y WhatsApp. Para mandar un SMS usa tu propio celular con la plantilla de arriba.
El plan gratis tiene alumnos ilimitados. El plan PRO cuesta $799 MXN al mes, IVA incluido, con 7 días de prueba.
De 3 a 5 días antes de la fecha límite funciona bien para la mayoría de las academias: hay margen para pagar sin prisa. Si tus pagos son semanales, basta con avisar el día anterior. Observa en qué día suele pagar la mayoría de tus alumnos y manda el aviso un par de días antes.
Cuatro datos: a quién va (nombre del alumno), qué se paga (mes o concepto), cuánto y hasta cuándo, y cómo pagar. Si falta alguno, la persona tiene que preguntar y se retrasa. El tono puede ser amable o formal, pero los cuatro datos siempre van.
Para la mayoría de los alumnos, WhatsApp, porque se lee en minutos. El correo sirve para alumnos adultos, empresas o quien necesita un comprobante formal. Si dudas, usa WhatsApp y manda el correo sólo a quien lo pida o no conteste.
Un aviso breve no estorba y evita olvidos, pero no hace falta que sea el mismo para todos. Si alguien paga siempre antes de la fecha, un recordatorio automático que se omite cuando ya pagó es lo ideal; en manual, puedes saltarte a esos alumnos y concentrarte en quienes se retrasan.
Páginas de Membrix que complementan esta:
Qué decir cuando la cuota ya venció: primer, segundo y último aviso.
Ve quién pagó, quién vence esta semana y quién debe, sin hojas de cálculo.
Cada programa con su propia cuota, su día de cobro y su recargo.
Una hoja de cálculo gratis para llevar tus cobros mientras te organizas.
Calcula cuántas horas al mes gastas escribiendo recordatorios.
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